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指揮艇組合：Dropbox + Devonthink的連結

從去年11月開始自Evernote跳到Devonthink，整整三個月的時間了！比起使用Evernote超過十幾年的老經驗，這個從Web-base service轉到以實體檔案為架構的格式還是有些需要重新適應。Devonthink有著強大的資料庫能力，也具備OCR、卡片盒筆記法的相互連結功能，甚至還具備AI等級的自動歸類系統。但是相對Evernote真的做到Sync Everwhere的雲端化服務，Devonthink以單機實體檔案為架構的作法，讓我在轉換使用上，需要做一些調整才能讓整個系統發揮過去強大的能力。經過三個月的測試，終於找到最佳組合方案：Dropbox+icloud +Devonthink。

其實大概的觀念，我曾經在去年底的一篇文章『我的工作流工具級：My Workflow, My tool』中有提到過，如何搭配Dropbox 與Devonthink以及其他工具，組成我的Worflow。今天這篇文章特別針對在Devonthink架構下，使用Dropbox與Devonthink接軌。

Devonthink下的檔案存放

在Devonthink的檔案架構下，有兩種建立資料庫的方式，一個是直接import，第二個是index。這兩個模式各有長處，下面介紹一下兩個差別。

Import 模式:

Import很簡單好理解，就是把資料放入Devonthink的Db中，讓devonthink管理以及同步。把檔案放進Devonthink Db完全符合DT格式，效能會比index還要穩定速度也更快。但是這個方式我個人極端不愛，我剛剛從Evernote 10.0 不穩定地同步惡夢中跳出來，要我把身家在放到另外一個檔案系統中。雖然檔案不同步到網路上，但是光無法不透過Devonthink取得import進去的檔案，就讓我卻步。還好Devonthink提供另外一個友善的方式：Index模式。

Index 模式：

我個人偏好的模式是Index模式，這個方式有點像建立『索引檔』一樣。你可以在實體硬碟任何地方放檔案，然後index進資料庫中，而不需要改變原本檔案結構。在資料庫中刪除檔案，也可以選擇只在資料庫移出檔案索引，還是連同檔案本身一起移除。

我個人選擇用index來處理devonthink有下列幾個理由：

1. 安全：不需要把檔案放到Devonthink特有的資料庫中，以避免萬一devonthink服務有個閃失，我可以仍保有完整的資料讀取權限
2. 方便：我不需要重新整理我原本硬碟檔案架構，直接用index就可以直接建立資料庫。
3. 多重保障：更重要的是我可以把檔案放在Dropbox，同時在雲端保有一個備份，在另外一台電腦也同步一個備份。

Devonthink與雲端整合整合技巧

上述在選擇的理由其實已經提到一些兩個軟體的整合方式，簡單來說Devonthink扮演『資料庫』角色，而Dropbox/icloud 扮演『雲端同步』的角色。這兩個角色，我個人還是強烈建議要分開，避免雞蛋放在同一個藍子裡的問題。此外，Devonthink官方網站也建議不要將Mac 中的資料庫檔案放在雲端中，以免同步延遲造成不必要的同步問題。 下面根據我這幾個月的經驗，將整個建立資料庫以及雲端資料庫，到讓我的所有裝置可可以seamless運作的方式，跟大家逐一分享。當然有更多的資訊，可以到Devonthink的官方論壇中可以找到更多。

建立資料庫：Index你的硬碟

1. 建立專用資料夾：對於大部分的人來說，在開始使用Devonthink之前，應該都有許多檔案在硬碟裡。建議在Dropbo中建立一個讓Devonthink讀取的檔案夾。我是建立一個以Devonthink為名的檔案夾，清晰明瞭比較不會搞錯。除了部分影音或音樂檔案，或者陳舊的備份資料，幾乎所以文件檔案都放去了！

對資料進行組織與清理：建議大家趁著這個轉換資料的過程，將整個資料去蕪存菁一番。

1. 索引Index你的資料夾：已經建立檔案夾架構後，可以整個檔案夾直接放到這個資料夾中。我的資料夾過去就因為配合Evernote的GTD流程重新整理過，因此我的方法是把檔案夾整個INDEX索引進來。這樣的好處是，你的實體資料夾結構會與Devonthink一樣，在沒有Devonthink的環境下，例如我在辦公室WINDOW電腦，我還是可以輕易的根據一樣的資料庫架構找到檔案。實際步驟是直接在Devonthink去執行 Index Files and Folders。這邊不只是可以index folder也可以index files。

我個人是Index 我的Devonthink下所有的檔案夾，把所有我要的都index進來。